Thông thường khi sử dụng hóa đơn giấy thì sẽ có các tờ có cùng một số ký hiệu hóa đơn được gọi là liên hóa đơn. Mỗi số hóa đơn thường có từ 2 cho đến 9 liên. Vậy quy định hóa đơn điện tử về liên hóa đơn như thế nào? Hóa đơn điện tử có liên không? Hãy cùng tìm hiểu về hóa đơn điện tử quy định về liên hóa đơn ngay trong bài viết dưới đây.
Đầu tiên người đọc cần phải hiểu rõ về khái niệm hóa đơn điện tử. Thực chất, hóa đơn điện tử chính là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử khi được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chữ đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Một trong những điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy chính là hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 bản để sử dụng khi lập và lưu trữ. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được lưu dưới dạng file PDF và file dữ liệu hóa đơn có dạng XML. Và chỉ có bản file XML mới có giá trị pháp lý. Và bản định dạng file XML cũng cần phải có sự trợ giúp của các phần mềm hỗ trợ đọc file XML thì người dùng mới có thể hiểu và đọc được nội dung trên file này.
Có thể thấy, thay vì có có từ 2 liên như hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một bản được lưu trên hệ thống máy tính. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó. Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp cần hết sức lưu ý sự khác biệt này, tránh nhầm lẫn việc hóa đơn điện tử cũng có liên như hóa đơn giấy.
Bên cạnh đó, tại Công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC cũng có đề cập: khi ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.
Tổng cục Thuế cũng đề nghị Cục thuế các tỉnh, thành khố không yêu cầu doanh nghiệp ghi số liên khác “0” khi thực hiện kê khai thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử Tại Công văn số 1721/TCT-DNL.
Tổng kết lại có thể thấy, một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy chính là việc hóa đơn điện tử không có liên. CHính vì vậy khi chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý để có thể triển khai thực hiện được tốt nhất, tránh việc vẫn đính kèm bảng kê, liên hóa đơ thì sẽ sai với quy định và chịu hệ lụy ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.
iTaxViewer – Giải quyết vấn đề đọc file định dạng XML
Đối với khách hàng là bên mua, các doanh nghiệp cũng cần nắm được các quy định về liên đối với hóa đơn điện tử để có thể giải thích tốt nhất cho khách hàng hiểu và nắm được các quy định của hóa đơn điện tử về liên.
Như vậy, háo đơn điện tử không có liên, với bài viết trên hy vọng đã giải thích cặn kẽ nhất cho quý khách hàng hiểu rõ về việc này, nhất là trong bối cảnh hóa đơn điện tử đang được sử dụng rộng rãi như hiện nay.
